Integritetspolicy

AVSNITT 1 - INTRODUKTION

Det är viktigt för oss på BE Group att säkerställa integriteten för de som använder våra tjänster och vi vill säkerställa att dina personuppgifter är skyddade på bästa sätt. Vi vill med denna policy förklara vilka personuppgifter vi samlar in om dig och vad de kan komma att användas till för att visa hur vi säkerställer att dina personuppgifter hanteras i enlighet med tillämplig lagstiftning.

Personuppgiftsansvarig

BE Group eller det bolag inom BE Group-koncernen som du ingått avtal med eller är i kontakt med (”BE Group”, ”vi”, ”våra” eller ”oss”) är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter.

BE Group AB
Organisationsnummer: 556578-4724
Adress: Krusegatan 19B, 212 25, Malmö
Telefon: 040 38 42 00
E-post: info@begroup.com

Vem kontaktar jag vid frågor och när jag vill utöva mina rättigheter?

Frågor/rättigheter

Om du har några frågor om vår behandling av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss via mail integrity@begroup.com.

Klagomål

Om du har synpunkter på vår behandling eller inte är nöjd med det svar du har fått har du rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (I Sverige IMY). www.imy.se

AVSNITT 2 - INFORMATION TILL REGISTRERADE

Vi behandlar de personuppgifter som lämnas till oss, till exempel i samband med att ett kundavtal skrivs eller genom att personer kontaktar oss, genom ett kontaktformulär eller intresseanmälan för rekrytering. Personuppgifter som behandlas är:

• Identifierande information – Namn, kontoinformation, titel, e-postadress, telefonnummer, bolagsnamn, bolagsadress samt faktura- och leveransadress.

• Information om enheter - IP-adress, språkinställningar, webbläsarinställningar, tidszon, operativsystem, plattform, skärmupplösning samt liknande information om dina enhetsinställningar.

• Information i samband med rekrytering – CV, personligt brev, information som lämnas om dig i samband med referenstagning.

För vilka ändamål behandlar vi dina personuppgifter?

Kontaktpersoner hos Företagskunder

Ändamål med behandlingen och rättslig grund

Om du är kontaktperson och anställd hos någon av våra kunder kommer dina personuppgifter att behandlas i den mån det är nödvändigt för att kontakta kunden, administrera kundförhållandet och för att vi ska kunna uppfylla våra åtaganden gentemot kunden. Behandlingen grundas på vårt berättigade intresse av att kunna leva upp till det avtal eller det kundförhållande som uppstår vid exempelvis en beställning som kunden gör hos oss. Vi kommer också att behandla dina personuppgifter om det behövs för att marknadsföra våra tjänster till kunden med stöd av vårt berättigade intresse.

Mottagare av personuppgifter

Uppgifterna kan komma att lämnas ut till myndigheter i enlighet med vad som föreskrivs i lag, till eventuella samarbetspartners som levererar stödtjänster till företaget, bland annat marknadsföring, ekonomi och IT-tjänster och på det sätt och i den omfattning som krävs för att vi ska kunna fullfölja våra åtaganden gentemot vår kund. Dina personuppgifter kan även komma att delas mellan bolag inom BE Group-koncernen.

Lagring och gallring

Dina personuppgifter sparas så länge kundförhållandet kvarstår och därefter den tid som krävs eller är tillåten enligt vid var tid gällande lagstiftning och praxis. Om dina personuppgifter finns som referens i fakturaunderlag kommer de att bevaras i sju år enligt bokföringslagen. Om du avslutar din anställning hos vår kund kommer vi att byta ut dina kontaktuppgifter med din efterträdares uppgifter när vi får information om det från dig eller din arbetsgivare.

Kontaktpersoner hos Leverantörer och Återförsäljare

Ändamål med behandlingen och rättslig grund

Om du är kontaktperson och anställd hos någon av våra leverantörer eller återförsäljare kommer dina personuppgifter att behandlas i den mån det är nödvändigt för att kontakta leverantören eller återförsäljaren, administrera leverantörs- eller återförsäljarförhållandet och för att vi ska kunna uppfylla våra åtaganden gentemot leverantören eller återförsäljaren. Behandlingen grundas på vårt berättigade intresse av att kunna leva upp till det avtal eller det leverantörsförhållande som uppstår vid exempelvis en beställning som vi gör hos leverantören.

Mottagare av personuppgifter

Uppgifterna kan komma att lämnas ut till myndigheter i enlighet med vad som föreskrivs i lag, till eventuella samarbetspartners som levererar stödtjänster till oss, såsom IT-tjänster och på det sätt och i den omfattning som krävs för att vi ska kunna fullfölja våra åtaganden gentemot dig som registrerad. Dina personuppgifter kan även komma att delas mellan bolag inom BE Group-koncernen.

Lagring och gallring

Dina personuppgifter sparas så länge leverantörs- eller återförsäljarförhållandet kvarstår och därefter den tid som krävs eller är tillåten enligt vid var tid gällande lagstiftning och praxis. Om dina personuppgifter finns som referens i fakturaunderlag kommer de att bevaras i sju år enligt bokföringslagen. Om du avslutar din anställning hos vår leverantör eller återförsäljare kommer vi att radera dina personuppgifter när vi får information om det från dig eller din arbetsgivare.

Kandidater (rekrytering)

Ändamål med behandlingen och rättslig grund

Om du söker jobb hos oss eller skickar in en generell intresseanmälan (spontanansökan) kommer vi och rekryteringsföretag som vi har anlitat för rekryteringsprocessen att behandla dina personuppgifter i den omfattning som krävs för den aktuella rekryteringsprocessen. Det är viktigt att den information som du lämnar till oss är saklig och att du undviker att lämna uppgifter om dig som är integritetskänsliga om inte dessa är relevanta för den aktuella anställningen.

Vi kommer att behandla dina personuppgifter med stöd av berättigat intresse. Behandlingen omfattar det underlag du skickar till oss, uppgifter från referenspersoner, anteckningar från intervjuer samt eventuella arbetsprover och tester.

Mottagare av personuppgifter

Dina personuppgifter kan komma att delas med rekryteringsföretag som anlitats av oss.

Lagring och gallring

Dina personuppgifter sparas så länge rekryteringen pågår och ytterligare två år med hänvisning till diskrimineringslagen, för att vi ska ha möjlighet att visa på vilka grunder anställningsbeslutet togs.

Om du gör en generell intresseanmälan sparas din intresseanmälan i 2 år.

Om dina personuppgifter finns i fakturaunderlag kommer de att bevaras i vår bokföring sju år enligt bokföringslagen.

Besökare till vår webbplats och webshop

Ändamål med behandlingen och rättslig grund

Vi kan komma att behandla dina personuppgifter om du besöker vår webbplats. Om och i så fall vilka personuppgifter vi behandlar om dig beror dels på vilka inställningar du har i din egen webbläsare dels på vilka inställningar du gjort när du landade på vår webbplats. Vår webbplats använder sig av cookies som är små textfiler som samlar olika typer av information om hur du som besökare använder vår webbplats. Du kan läsa om vår användning av cookies och vilka cookies vi använder i vår Cookiepolicy.

Om du ansöker om och skapar ett konto på BE Groups webbshop kommer dina personuppgifter behandlas i den mån det är nödvändigt för att administrera ditt konto. Vi använder cookies i tjänsten för statistikändamål och för att förbättra tjänsten. Behandlingen grundas på vårt berättigade intresse av att kunna leva upp till det avtal eller det kundförhållande som uppstår när du skapar ett konto i vår webbshop.

Vi behandlar också dina personuppgifter när du kontaktar oss genom vår webbplats, till exempel om du fyller i ett av våra formulär på webbplatsen. När du kontaktar oss via webbplatsen behandlar vi dina personuppgifter med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna hantera ditt ärende eller din beställning samt för att kommunicera med dig.

Mottagare av personuppgifter

Uppgifterna kan komma att lämnas ut till samarbetspartners som levererar stödtjänster till företaget, såsom marknadsföringstjänster och andra tekniska tjänster i samband med tillhandahållandet av webbplatsen. Dina personuppgifter kan även komma att delas mellan bolag inom BE Group-koncernen.

Lagring och gallring

Besökare till våra sociala mediekanaler

Vi är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter vi publicerar i våra sociala mediekanaler. Vi har ett ansvar för att inte olämpliga eller kränkande inlägg publiceras i våra kanaler. Vi kommer i så fall att ta bort sådana inlägg.

Ändamål med behandlingen och rättslig grund

Ändamålet med våra kanaler är att sprida information om vår verksamhet och våra tjänster till befintliga kunder och till potentiella nya kunder. Om du interagerar med någon av våra sociala mediekanaler godkänner du också att motta våra inlägg i ditt eget flöde. Du kan när som helst sluta gilla sidan eller dölja enskilda eller alla inlägg vi gör. Vi kan komma att använda informationen för att kontakta det företag eller den organisation du företräder och informera om våra varor/tjänster. Den rättsliga grunden är vårt berättigade intresse.

Om du vill få mer information om hur dina personuppgifter behandlas hänvisar vi till respektive sociala mediekanal.

Mottagare av personuppgifter

Uppgifterna kan komma att lämnas ut till samarbetspartners som på uppdrag av oss levererar stödtjänster till företaget, såsom marknadsföringstjänster. Dina personuppgifter kan även komma att delas mellan bolag inom BE Group-gruppen.

Lagring och gallring

Dina personuppgifter som du lämnar i form av interaktioner eller kommentarer där det framgår att du som individ är avsändare kommer att bevaras tills vidare eller tills det att du själv tar bort interaktionen eller kommentaren. Oönskade kommentarer kommer vi i förekommande fall att ta bort löpande.

Prenumerant av Nyhetsbrev och/eller Lediga tjänster

Ändamål med behandlingen och rättslig grund

Ändamålet med behandlingen är att tillhandahålla och administrera e-postadresser samt övrig identifierande information som du uppger för att ge dig tillgång till BE Groups nyhetsbrev och/eller för att informera om när lediga tjänster blir tillgängliga. Vi kan även komma att använda dina personuppgifter för att marknadsföra exempelvis tjänster, evenemang, produkter, mässor eller liknande i nyhetsbrevet. Den lagliga grunden för behandlingen är ditt samtycke. Du kan närsomhelst återkalla ditt samtycke genom att avregistrera dig från nyhetsbrevet eller lediga tjänster med hjälp av den länk som finns i utskicket.

Mottagare av personuppgifter

Uppgifterna kan komma att lämnas ut till eventuella samarbetspartners som levererar stödtjänster till företaget, såsom IT-tjänster eller den BE Group anlitat för administrering av nyhetsbrevet.

Lagring och gallring

Dina personuppgifter sparas så länge som du är prenumerant på BE Groups Nyhetsbrev och/eller Lediga tjänster. När du avregistrerar dig tar BE Group bort dina personuppgifter. Du avregistrerar dig genom att använda länken i slutet av Nyhetsbrevet.

AVSNITT 3 – ÖVERFÖRING AV PERSONUPPGIFTER UTANFÖR EU/EES

Om vi har ett behov av att överföra personuppgifter till ett land eller bolag placerat utanför EU/EES kommer vi vidta lämpliga skyddsåtgärder för att på bästa sätt skydda dina personuppgifter.

• Vi använder tredjepartscookies på vår webbplats. Användandet av tredjepartcookies innebär att dina personuppgifter kan överföras till tredje part som befinner sig i ett tredje land, till exempel USA.

• Vi använder sociala mediekanaler. Användandet av sociala mediekanaler innebär att dina personuppgifter kan överföras till tredje part som befinner sig i ett tredje land, till exempel USA.

Överförs personuppgifter till tredje land (ink. USA) så vidtar vi alltid lämpliga skyddsåtgärder för att på bästa sätt skydda dina personuppgifter. Sådana lämpliga skyddsåtgärder kan bland annat vara:

• Att vi säkerställer att EU-kommissionen har beslutat att landet som personuppgifterna överförs till uppnår en “adekvat” skyddsnivå som motsvarar den skyddsnivå som dataskyddsförordningen säkerställer.

• Att vi ingår EU-kommissionens standardklausuler med mottagaren av personuppgifterna i tredje land. När personuppgifter överförs till tredje land med stöd av EU-kommissionens standardavtalsklausuler bedömer vi om det finns lagstiftning i mottagarlandet som påverkar skyddet för dina personuppgifter. Om det krävs vidtar vi särskilda tekniska och organisatoriska åtgärder så att skyddet för dina uppgifter kvarstår vid överföringen av dessa till aktuellt land utanför EU/EES. Med anledning av amerikansk säkerhetslagstiftning finns dock en viss risk att amerikanska myndigheter, i syfte att bekämpa brottslighet eller försvara nationell säkerhet, kan bereda sig tillgång till personuppgifter som överförs till USA trots att vi vidtar tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder.

Du kan kontakta oss via integrity@begroup.com och begära att få en kopia på skyddsåtgärderna.

AVSNITT 4 – DINA RÄTTIGHETER

Som registrerad har du vissa rättigheter. Rättigheterna utgår från dataskyddsförordningen och de framgår nedan. När du vill utnyttja dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss, kontaktuppgifter finns under avsnitt 1 i denna policy.

Svar från oss inom en månad

När du utnyttjar dina rättigheter är vår utgångspunkt att följa din begäran och återkoppla till dig senast inom en månad från det att du kontaktat oss. Hanteringen kan dröja upp till tre månader om ärendets volym eller komplexitet kräver det. I så fall kommer vi meddela dig om det. Vi kommer alltid att besvara din begäran skriftligen.

Rättigheter

Nedan beskrivs de olika rättigheter du kan ha när vi behandlar personuppgifter om dig.

Beroende på vilken laglig grund vi stödjer vår behandling på och ändamålet med behandlingen kan det finnas undantag eller begränsningar till din möjlighet att utöva dina rättigheter.

Om begäran är uppenbart orimlig eller ogrundad, särskilt med tanke på om den sker på ett återkommande sätt, får vi antingen ta ut en avgift eller vägra att tillmötesgå begäran. Vi ska i så fall kunna visa att begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig.

• Tillgång till dina personuppgifter
Du har rätt att begära att få en bekräftelse från oss om hur vi behandlar personuppgifter som rör dig, samt i sådant fall begära tillgång till de personuppgifter som vi behandlar om dig, ett så kallat registerutdrag.

Mer information om rätten till tillgång hittar du på IMY:s hemsida.

• Begära rättelse av felaktiga uppgifter
Du har rätt att begära att få felaktiga uppgifter rättade om de är felaktiga. Du har även rätt att komplettera med relevanta personuppgifter som saknas hos den personuppgiftsansvariga.

Mer information om rätten till rättelse av felaktiga uppgifter hittar du på IMY:s hemsida.

• Begära att få sina uppgifter raderade
Du har rätt att begära att få dina uppgifter raderade. Vid en sådan begäran raderar vi uppgifter som inte längre är nödvändiga att behandla eller behålla för det syfte uppgifterna blev insamlade. Vi raderar även dina uppgifter om du återkallar ditt samtycke för en behandling. I vissa fall har vi ingen möjlighet att radera dina personuppgifter. Det beror i så fall på att uppgifterna antingen fortfarande är nödvändiga att behandla för det syfte för vilket de blev insamlade, att vårt intresse att fortsätta behandla uppgifterna väger tyngre än ditt intresse att få dem raderade, eller för att vi har krav i lag att behålla dem.

Mer information om rätten till radering hittar du på IMY:s hemsida.

• Begära att behandlingen under vissa omständigheter begränsas
Du har rätt att begära att vår behandling av dina personuppgifter under vissa omständigheter begränsas.

Möjligheten till begränsning gäller om: a) den registrerade bestrider personuppgifternas korrekthet; b) behandlingen är olaglig och den registrerade motsätter sig att uppgifterna raderas i stället begär en begränsning av deras användning; c) den personuppgiftsansvarige behöver inte längre uppgifterna men den registrerade behöver uppgifterna för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk; eller d) den registrerade har invänt mot behandlingen enligt artikel 21.1 i väntan på kontroll av huruvida den personuppgiftsansvariges berättigade skäl väger tyngre än den registrerades berättigade skäl.

Mer information om rätten till begränsning av behandling hittar du på IMY:s hemsida.

• Begära rätten till dataportabilitet
När vi behandlar personuppgifter för att fullgöra ett avtal med dig eller baserat på ditt samtycke har du rätt att begära att få ut de personuppgifter som rör dig och som du har tillhandahållit oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och har rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.

Mer information om rätten till dataportabilitet hittar du på IMY:s hemsida.

• Rätt att invända mot behandling
Du har, av skäl som hänför sig till din specifika situation, rätt att när som helst göra invändningar mot behandling av personuppgifter avseende dig som grundar sig på artikel 6.1(f) i dataskyddsförordningen, berättigat intresse. Rätten till invändning gäller bland annat behandling som innebär profilering.

Mer information om rätten att invända mot behandling hittar du på IMY:s hemsida.

AVSNITT 5 - Ändringar av denna integritetspolicy

Vi förbehåller oss rätten att när som helst göra ändringar i denna policy i den utsträckning vi anser nödvändiga utifrån att vi ändrar våra personuppgiftsbehandlingar samt för att uppfylla nya lagkrav, tolkningar av lagkrav, tekniska krav eller för att åtgärda problem eller störningar. Den vid var tid gällande policyn hålls tillgänglig på BE Groups webbplats.